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Domande Frequenti
Archiviazione Mail Aziendali
FAQ
Ho perso la password di accesso dell'archivio?
Account SSO: contatta il supporto tecnico NextData per resettare la password.
Account Esterno: Nessun problema, nella pagina di accesso cliccare sul bottone Ho dimenticato la password presente sulla schermata di accesso e verrete guidati per ripristinare la vostra password. Sarà necessario avere accesso all’account di posta principale.
Vedi il documento Password Dimenticata
Posso cancellare una mail?
No. L’archivio è progettato in modo che i dati conservati al suo interno sono assicurati integri e non modificabili.
Per esigenze specifiche e ben giustificate, contattare il supporto tecnico.
Come posso ripristinare il funzionamento dell'archivio dopo aver cambiato la password dell'account principale?
Account SSO: non c’è alcun bisogno di aggiornare la password IMAP.
Una volta cambiata,verrà aggiornata anche quella in archivio.
Account Esterno: Al cambio della password dell’account principale, la sincronizzazione fallirà e verrà inviata una mail all’indirizzo di recupero con le indicazioni su come informare l’archivio del cambio.
In alternativa, basta loggarsi sull’archivio e aprire le impostazioni (cliccando sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra) e cliccare sul bottone Cambio password IMAP.
Vedi il documento Cambio Password IMAP
Come posso recuperare una mail?
Aprendo una mail all’interno dell’archivio, è sufficiente cliccare sul bottone Recupera e una copia della mail verrà inoltrata sull’account di recupero.
Vedi il documento Utilizzo Archivio
Posso recuperare più di una mail per volta?
Effettuando una ricerca, è possibile selezionare più di una mail ottenute come risultato.
Cliccando poi sulla nuvoletta visibile nei titoli della tabella le mail verranno recuperate in massa.
Vedi il documento Utilizzo Archivio
Posso scegliere su quale indirizzo ricevere le mail recuperate dall'archivio?
Durante la configurazione viene chiesto di scegliere un account di recupero che riceverà tali comunicazioni.
Nel caso di una PEC, tale indirizzo è obbligatorio, negli altri casi è facoltativo. In quest’ultimo caso, se il campo viene lasciato vuoto il sistema considererà come account di recupero l’account principale stesso.
In ogni momento è possibile cambiare l’account di recupero raggiungendo le impostazioni (icona di ingranaggio in alto a destra) e cliccando sull’icona della matita affianco alla scritta Indirizzo di recupero.
Vedi il documento Mail Di Recupero
Che tipologie di archiviazione posso usare?
Le quattro modalità che sono attualmente implementate sono:
– Archivio: permette di archiviare le mail più vecchie di un numero di giorni configurabile cancellandole dall’account principale;
– Backup: permette di mantenere sincronizzate tutte le mail presenti su un indirizzo mail principale. Nel caso di cancellazione di una mail dall’indirizzo principale, la mail verrà comunque conservata all’interno dell’archivio.
– Ibrida: permette di sincronizzare tutta la posta dall’indirizzo mail principale. In aggiunta rimuove dalla casella di posta operativa le mail più vecchie di un numero di giorni specificato in modo da liberare spazio.
– Sicura: La modalità Sicura permette di archiviare le mail più vecchie di un numero di giorni configurabile, ma non cancella alcuna mail dall’account principale.
Posso scegliere quanti anni tenere sulla mailbox principale?
Sia in fase di configurazione che in ogni momento all’interno delle impostazioni è possibile scegliere il lasso di tempo da mantenere nella casella principale.
Vedi il documento Configurazione Retain
Come posso modificare o disabilitare l'invio dei report periodici di sincronizzazione?
Sia in fase di configurazione che in ogni momento all’interno della schermata delle impostazioni, è possibile disattivare o modificare la periodicità dei report periodici.
È possibile scegliere se riceverli settimanalmente, mensilmente o annualmente oppure disabilitarli completamente.
Vedi il documento Configurazione Report
Come posso modificare il tema di visualizzazione dell'archivio?
All’interno delle impostazioni è presente il commutatore che permette di cambiare al momento la modalità chiara e la modalità scura.
Vedi il documento Stile
Come posso cercare una mail nell'archivio?
In ogni pagina di visualizzazione, è presente una barra di ricerca nella parte in alto in cui è possibile inserire alcuni parametri di ricerca all’interno della casella di archivio.
Vedi il documento Utilizzo Archivio
Come posso vedere lo storico degli accessi e delle operazioni sull'archivio?
Cliccando sull’icona dello storico in alto a destra.
All’interno della schermata si avrà accesso a due tab: Operazioni And Logins.
Nel primo verranno elencate le operazioni effettuate sull’account (es. sincronizzazioni, cambi di password ecc), nel secondo vengono registrati i login effettuati con i relativi indirizzi IP di provenienza della richiesta di login.
Vedi il documento Utilizzo Archivio
Come posso cancellare il mio account?
All’interno delle impostazioni è presente una sezione dedicata alle impostazioni avanzate. In quella sezione è possibile cliccare il bottone Cancella il mio account attraverso il quale si enterà in una procedura guidata per eseguire la cancellazione.
Vedi il documento Cancellazione Account
Se cancello il mio account, perdo le mail in archivio?
Prima di confermare la cancellazione dell’account, verrà richiesto se si vuole migrare le mail conservate nell’archivio in un altro account esterno.
In questo caso, occorre specificare il server di destinazione e le credenziali con le quali fare l’accesso.
Una volta completata la migrazione si riceverà una mail di conferma con un link per continuare la procedura di cancellazione dell’account.
In caso si scegliesse di non migrare i dati su un altro account di posta, all’eliminazione i dati verranno persi definitivamente.
Vedi il documento Cancellazione Account
Posso archiviare le PEC?
Il valore legale delle PEC deriva dal contenuto firmato conservato nella casella di posta e dai registri di sistema del provider PEC.
Attivando l’archivio per un account PEC, il nostro sistema assicura la conservazione immutabile di tutti i messaggi presenti nella casella PEC al momento della sincronizzazione, comprese le ricevute di invio, accettazione e ricezione.
Inoltre, il provider PEC è obbligato a conservare i registri di sistema per almeno 10 anni. Pertanto, in caso di necessità, è possibile utilizzare l’archivio per fornire e garantire il contenuto delle email, ma è necessario confrontare i dati con i registri di sistema del provider PEC per confermare i codici e gli invii.
La creazione di un account di archivio di una PEC è leggermente diverso da quello di un account normale.
Vedi il documento Configurazione Utente